Szkolenia dla firm | Szkolenia biznesowe


Czego chcemy, a czego możemy oczekiwać od zebrań?

 

Rozmijające się oczekiwania związane z przebiegiem i zakończeniem spotkania są częstą przyczyną niezadowolenia uczestników z wyników zebrania.
Pojawia się zatem pytanie, co zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji? Odpowiedź jest prosta - należy zadbać o harmonogram spotkania, a w jego ramach określić :
1. Cele i rezultaty spotkania - dokładnie określić,  w jakim celu organizuje się spotkanie zespołu, np. zebranie służy przekazaniu informacji o zmianach w strukturze organizacyjnej lub wypracowaniu wstępnych założeń (etapów) projektu „Kompetencje menedżerskie”. Cele powinny być jasne i zrozumiałe. Wymiana informacji, szukanie rozwiązań i podejmowanie decyzji to trzy główne cele zebrań. Ważne jest zdefiniowanie oczekiwanych rezultatów spotkania, np. uczestnicy znają nową strukturę organizacyjną lub wypracowane wstępne założenia realizacji projektu „Kompetencje menedżerskie”.
Przykład zdefiniowanych celów spotkania :
Dział sprzedaży zaplanował spotkanie związane z wypracowaniem rozwiązań mających zwiększać sprzedaż.
Cel nadrzędny:  wzrost sprzedaży produktu X o 12% w ciągu najbliższych 10 miesięcy. Osoby odpowiedzialne za realizację celu: dyrektor sprzedaży regionu Warszawa, specjaliści ds. sprzedaży regionu Warszawa.
Cele pośrednie:

  • Wymiana informacji:  Zebranie czynników wpływających na obniżenie wskaźników sprzedaży.
  • Szukanie rozwiązania: Wypracowanie działań mających doprowadzić do wzrostu sprzedaży i uporządkowanie ich według stopnia ważności
  • Podejmowanie decyzji:  Przygotowanie rozwiązań na kolejne 10 miesięcy, służących zwiększeniu sprzedaży produktu x

2. Określenie daty, godziny i miejsca spotkania.
3. Określenie tematów do przedyskutowania.
4. Określenie listy uczestników.
5. Imię i nazwisko moderatora spotkania - osoby, która będzie prowadziła zebranie.
6. Imię i nazwisko protokolanta - osoby odpowiedzialnej za sporządzanie notatek z przebiegu spotkania. Osoba ta skupia się tylko i wyłącznie na notowaniu (nie jest czynnym uczestnikiem dyskusji).
7. Określenie agendy spotkania - kolejności poruszanych tematów, ich ważności i pilności, czasu na przedstawienie/dyskusję poszczególnych tematów, metody poszukiwania rozwiązań (burza mózgów, diagram ryby itd.).
8. Podsumowanie.
9. Zakończenie.

Przykład harmonogramu

Uczestnicy:
Data:
Miejsce:
Zwołane przez:
Prowadzący:
Protokolant:
Do przygotowania:

Moduł/Temat Cel Oczekiwany rezultat Metoda Osoba odpowiedzialna Czas
Otwarcie spotkania           
Podsumowanie rezultatów ze spotkania z dnia…          
Prezentacja wyników sprzedaży z III kwartału          
Zdefiniowanie czynników wpływających na obniżenie sprzedaży w regionie           
Co może wpłynąć na zwiększenie sprzedaży o 12 % w regionie ….?          
Opracowanie planu sprzedaży na najbliższe 9 miesięcy          
Podsumowanie          
Zakończenie           

 

 

O firmie  |  Jak pracujemy  |  Czytelnia skutecznego szefa  |  Czytelnia  |  Trenerzy  |  Kontakt  |  Klienci o nas  |  Księga gości
Szkolenie, szkolenia, kursy, Warszawa
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych