Jak zaplanować skuteczne spotkanie: Kluczowe kroki w unikaniu rozbieżności oczekiwań i niezadowolenia uczestników

Jak zaplanować skuteczne spotkanie: harmonogram, cele, rezultaty, struktura. Unikaj rozbieżności i niezadowolenia uczestników.

Rozmijające się oczekiwania związane z przebiegiem i zakończeniem spotkania są częstą przyczyną niezadowolenia uczestników z wyników zebrania.
Pojawia się zatem pytanie, co zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji? Odpowiedź jest prosta należy zadbać o harmonogram spotkania, a w jego ramach określić:

Określenie celów i rezultatów spotkania:

• Cele i rezultaty spotkania – dokładnie określić  w jakim celu organizuje się spotkanie zespołu np. zebranie służy przekazaniu informacji o zmianach w strukturze organizacyjnej lub wypracowaniu wstępnych założeń (etapów) projektu „Kompetencje menedżerskie”  . Cele powinny być jasne i zrozumiałe. Wymiana informacji, szukanie rozwiązań i podejmowanie decyzji to trzy główne cele zebrań. Sprecyzowanie  oczekiwanych rezultatów spotkania np. uczestnicy znają nową strukturę organizacyjną lub wypracowane wstępne założenia realizacji projektu „kompetencje menedżerskie”.
  Przykład zdefiniowanych celów spotkania :
  Dział sprzedaży zaplanował spotkanie związane z wypracowaniem rozwiązań mających zwiększać sprzedaż.
  Cel nadrzędny:  wzrost sprzedaży produktu X o 12% wciągu najbliższych 10 miesięcy. Osoby odpowiedzialne za realizację celu: dyrektor sprzedaży regionu Warszawa, specjaliści ds. sprzedaży regionu Warszawa
  Cele pośrednie:
• • Wymiana informacji:  Zebranie czynników wpływających na obniżenie wskaźników sprzedaży.
  • Szukanie rozwiązania: Wypracowanie działań mających doprowadzić do wzrostu sprzedaży i uporządkowanie ich według stopnia ważności
  • Podejmowanie decyzji:  Przygotowanie rozwiązań na kolejne 10 miesięcy, służących zwiększeniu sprzedaży produktu x’

Harmonogram spotkania:

• Określenie daty, godziny i miejsca spotkania.
• Przygotowanie listy tematów do przedyskutowania.
• Ustalenie kolejności poruszanych tematów oraz ich ważności i pilności.
• Określenie czasu przeznaczonego na dyskusję poszczególnych tematów.

Struktura spotkania:

• Sporządzenie listy uczestników i zaproszenie odpowiednich osób.
• Wskazanie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie spotkania (moderatora).
• Wyznaczenie protokolanta, który będzie sporządzał notatki z przebiegu spotkania.
• Określenie agendy spotkania i przypisanie czasu na przedstawienie i dyskusję poszczególnych tematów  – kolejności poruszanych tematów, ważności i pilności tematów, czasu na przedstawienie/dyskusję poszczególnych tematów, metody poszukiwania rozwiązań (burza mózgów, diagram ryby itd.)

Podsumowanie i zakończenie:

• Przygotowanie podsumowania spotkania, zawierającego najważniejsze ustalenia i decyzje.
• Zakończenie spotkania w sposób klarowny i upewnienie się, że wszyscy uczestnicy mają pełne zrozumienie omówionych zagadnień.
• Przekazanie informacji dotyczących dalszych kroków, jeśli są wymagane.