Logo wstronerozwoju.com
Zadzwoń 500 029 886

Jak zaplanować skuteczne spotkanie: Kluczowe kroki w unikaniu rozbieżności oczekiwań i niezadowolenia uczestników

Jak zaplanować skuteczne spotkanie: harmonogram, cele, rezultaty, struktura. Unikaj rozbieżności i niezadowolenia uczestników.

Rozmijające się oczekiwania związane z przebiegiem i zakończeniem spotkania są częstą przyczyną niezadowolenia uczestników z wyników zebrania.
Pojawia się zatem pytanie, co zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji? Odpowiedź jest prosta należy zadbać o harmonogram spotkania, a w jego ramach określić:

Określenie celów i rezultatów spotkania:

  • Cele i rezultaty spotkania – dokładnie określić  w jakim celu organizuje się spotkanie zespołu np. zebranie służy przekazaniu informacji o zmianach w strukturze organizacyjnej lub wypracowaniu wstępnych założeń (etapów) projektu „Kompetencje menedżerskie”  . Cele powinny być jasne i zrozumiałe. Wymiana informacji, szukanie rozwiązań i podejmowanie decyzji to trzy główne cele zebrań. Sprecyzowanie  oczekiwanych rezultatów spotkania np. uczestnicy znają nową strukturę organizacyjną lub wypracowane wstępne założenia realizacji projektu „kompetencje menedżerskie”.
    Przykład zdefiniowanych celów spotkania :
    Dział sprzedaży zaplanował spotkanie związane z wypracowaniem rozwiązań mających zwiększać sprzedaż.
    Cel nadrzędny:  wzrost sprzedaży produktu X o 12% wciągu najbliższych 10 miesięcy. Osoby odpowiedzialne za realizację celu: dyrektor sprzedaży regionu Warszawa, specjaliści ds. sprzedaży regionu Warszawa
    Cele pośrednie:
    • Wymiana informacji:  Zebranie czynników wpływających na obniżenie wskaźników sprzedaży.
    • Szukanie rozwiązania: Wypracowanie działań mających doprowadzić do wzrostu sprzedaży i uporządkowanie ich według stopnia ważności
    • Podejmowanie decyzji:  Przygotowanie rozwiązań na kolejne 10 miesięcy, służących zwiększeniu sprzedaży produktu x’

Harmonogram spotkania:

Struktura spotkania:

  • Sporządzenie listy uczestników i zaproszenie odpowiednich osób.
  • Wskazanie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie spotkania (moderatora).
  • Wyznaczenie protokolanta, który będzie sporządzał notatki z przebiegu spotkania.
  • Określenie agendy spotkania i przypisanie czasu na przedstawienie i dyskusję poszczególnych tematów  – kolejności poruszanych tematów, ważności i pilności tematów, czasu na przedstawienie/dyskusję poszczególnych tematów, metody poszukiwania rozwiązań (burza mózgów, diagram ryby itd.)

Podsumowanie i zakończenie:

  • Przygotowanie podsumowania spotkania, zawierającego najważniejsze ustalenia i decyzje.
  • Zakończenie spotkania w sposób klarowny i upewnienie się, że wszyscy uczestnicy mają pełne zrozumienie omówionych zagadnień.
  • Przekazanie informacji dotyczących dalszych kroków, jeśli są wymagane.

Przykład harmonogramu

Uczestnicy:
Data:
Miejsce:
Zwołane przez:
Prowadzący:
Protokolant:
Do przygotowania:

Moduł/Temat Cel Oczekiwany rezultat Metoda Osoba odpowiedzialna Czas
Otwarcie spotkania
Podsumowanie rezultatów ze spotkania z dnia…
Prezentacja wyników sprzedaży z III kwartału
Zdefiniowanie czynników wpływających na obniżenie sprzedaży w regionie
Co może wpłynąć na zwiększenie sprzedaży o 12 % w regionie ….?
Opracowanie planu sprzedaży na najbliższe 9 miesięcy
Podsumowanie
Zakończenie

Szkolenia w siedzibie klienta

Zapytania ofertowe prosimy kierować na adres:

E-mail: biuro@wstronerozwoju.com
Ewelina Zdzieszyńska
Tel.: 500 029 886

Dane Firmy:
Wstronerozwoju Ewelina Zdzieszyńska
Siedziba: 03-142 Warszawa, ul. Winorośli 12/24
NIP: 8361730959
REGON: 142899358

realizacja: dwarazy.com